Họp là một phần không thể thiếu trong công việc, nhưng không phải cuộc họp nào cũng mang lại hiệu quả. Một cuộc họp kéo dài, lan man, thiếu trọng tâm không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng đến năng suất chung. Vậy làm thế nào để họp ngắn gọn, đúng mục tiêu, tăng hiệu quả?

HỌP NHÓM & HỌP 1-1 HIỆU QUẢ – BÍ QUYẾT NÂNG CAO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC

Họp là một phần không thể thiếu trong công việc, nhưng không phải cuộc họp nào cũng mang lại hiệu quả. Một cuộc họp kéo dài, lan man, thiếu trọng tâm không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng đến năng suất chung. Vậy làm thế nào để họp ngắn gọn, đúng mục tiêu, tăng hiệu quả?

HỌP NHÓM HIỆU QUẢ – ĐÚNG NGƯỜI, ĐÚNG VIỆC, ĐÚNG THỜI GIAN

? Mục tiêu rõ ràng – Xác định lý do họp, kết quả mong muốn. Nếu chỉ cần chia sẻ thông tin, hãy cân nhắc gửi email thay vì họp.
? Chuẩn bị trước – Gửi tài liệu, đặt khung thời gian cho từng nội dung. Đảm bảo mọi người vào họp đã nắm được vấn đề.
? Quản lý thời gian chặt chẽ – Cuộc họp nhóm hiệu quả chỉ nên kéo dài 30 – 60 phút:
✅ 5 phút đầu: Nêu mục tiêu.
✅ 40 phút: Thảo luận, giải quyết vấn đề.
✅ 10 phút cuối: Tổng kết, giao nhiệm vụ.
? Đi thẳng vào vấn đề – Không lạc đề, không “họp cho vui”. Người chủ trì cần dẫn dắt cuộc họp bám sát nội dung chính.
? Chốt hành động cụ thể – Kết thúc cuộc họp, tất cả đều phải rõ:
✅ Ai làm gì?
✅ Khi nào hoàn thành?
✅ Báo cáo lại ra sao?

⏳ Nguyên tắc quan trọng: “Không ai rời khỏi cuộc họp mà không biết mình phải làm gì tiếp theo.”

HỌP 1-1 – GẮN KẾT, HỖ TRỢ & PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Không giống họp nhóm, họp 1-1 là cơ hội để quản lý lắng nghe, hỗ trợ nhân viên và thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Một buổi họp 1-1 hiệu quả nên theo 5 bước:

1️⃣    Nhân viên chia sẻ công việc đã làm – Quản lý lắng nghe, ghi nhận.
2️⃣    Nhân viên nêu khó khăn gặp phải – Giúp họ tìm ra nguyên nhân thực sự.
3️⃣    Thảo luận & tìm giải pháp – Gợi ý hướng đi, hỗ trợ nhưng không làm thay.
4️⃣    Cam kết hành động – Nhân viên tự đề xuất kế hoạch giải quyết.
5️⃣    Theo dõi & phản hồi – Định kỳ đánh giá tiến độ, tạo động lực phát triển.

? Mẹo nhỏ: Hãy họp 1-1 định kỳ, không chỉ khi có vấn đề. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm, hỗ trợ và có động lực làm việc hơn.